Formar una Asociación sin ánimo de lucro III

Funcionamiento de una Asociación

Una vez creada la Asociación, registrada su Acta Fundacional y sus Estatutos, y al margen de las obligaciones con Hacienda que se tratan en el apartado específico de Fiscalidad, la Asociación deberá llevar al día el Libro de Actas, el Libro de Socios y el Libro de Caja, que llevará al registro correspondiente, para que los legalicen, sellándolos.

Los Libros se pueden comprar en las papelerías y ya vienen preparados para poder ser legalizados en el registro. Sin embargo, también es posible llevar estos libros ayudándonos del ordenador. Para ello, deberemos legalizar hojas sueltas con numeración correlativa en el registro y utilizar posteriormente estas hojas para imprimir los libros a través de la impresora.

Concretamente, en el Registro de Asociaciones de la Comunidad de Madrid  hay que llevar un mínimo de 50 hojas numeradas correlativamente, por cada uno de los libros, para que te las legalicen.

En cuanto a las Asociaciones de ámbito estatal, deben legalizar sus libros en el Registro Mercantil, donde se podrán llevar, indistintamente, libros encuadernados u hojas sueltas, numeradas correlativamente, hasta un máximo de 500 por libro.

Estos Libros recogen los datos fundamentales de la vida de la Asociación, y son el referente legal ante terceros y ante los propios socios, de los acuerdos, composición, origen y destino de los recursos económicos de la Asociación, de ahí la importancia de tenerlos al día.

Libro de Actas

Se trata de un libro de hojas numeradas, donde se recogerán las sesiones de los órganos de gobierno de la Asociación, con especial referencia a los acuerdos adoptados. Su ordenación en el Libro será cronológica, y en caso de que dejásemos alguna hoja o parte de ella, sin escribir, la anularemos para evitar anotaciones que no respondan al desarrollo de las sesiones.

Los datos que deberá contener cada acta son los siguientes:

• Órgano que se reúne
• Fecha, hora y lugar de la reunión
• Número de convocatoria (Primera o Segunda)
• Asistentes (Datos nominales o numéricos)
• Orden del día
• Desarrollo de la reunión con los principales argumentos ligados a las personas que los defienden
• Acuerdos adoptados
• Sistema de adopción de los acuerdos y resultados numéricos
• Firma de el/la Secretario/a y VºBº del Presidente/a

Las actas se deben recoger durante el desarrollo de las sesiones y presentarse en la siguiente reunión del órgano en cuestión para su aprobación, por lo que, normalmente, el primer punto del orden del día consiste en la lectura y aprobación del acta de la reunión anterior.

Libro de Socios

El Libro de Socios es un registro de las altas y bajas de socios que se van produciendo en la Asociación. En el formato que venden en las papelerías, consta de una serie de columnas para recoger los datos del socio, las fechas de alta y baja, el número de socio, etc., de manera que cada socio ocupará un fila. Como ya apuntábamos, puede resultar más sencillo llevar este control con herramientas informáticas, imprimiendo cada vez que tengamos completa una nueva hoja, en los folios legalizados por el Registro.

Libro de Caja

El Libro de Caja debería llamarse realmente Libro de Tesorería, pues no sólo controla el dinero que existe en la caja, sino también el del banco, puesto que a través del banco también podemos tener pagos y cobros.

El Libro de Caja es una forma sencilla de llevar la contabilidad de la Asociación y en él se apuntan los cobros y pagos que vamos realizando, de manera que, como partiremos de un saldo inicial, dicho saldo, más los cobros menos los pagos, nos dará el saldo final en cualquier momento. 

Sin embargo, éste es un sistema que no sólo nos ofrece muy poca información económica para la toma de decisiones, sino que se puede quedar corto en caso de que la entidad esté dada de alta en algún epígrafe del Impuesto de Actividades Económicas o esté declarada de Utilidad Pública.

En el primer caso, es decir, con alta en el I.A.E.,estaremos obligados por el Título III del Código de Comercio a llevar una contabilidad adaptada al Plan General Contable que, para entidades sin ánimo de lucro serán de aplicación las Normas de Adaptación del Plan General de Contabilidad y Normas de Información Presupuestarias de Entidades Sin Fines Lucrativos.

En el segundo caso, no será el Título II del Código de Comercio, sino la Ley de Fundaciones, por su Art. 23, aplicable también a Asociaciones de Utilidad Pública, la que obliga a llevar una contabilidad según las Normas de Adaptación del Plan General de Contabilidad y Normas de Información Presupuestarias de Entidades Sin Fines Lucrativos.

Os remito al apartado DESCARGAR DOCUMENTOS, donde hay plantillas para toda aquella persona que necesite poner una Asociación en marcha.